مطالبات معوق، عددی ثبت شده در گزارش‌های مالی نیستند؛ این مطالبات می‌توانند جریان نقدی، پرداخت حقوق، خرید مواد اولیه و برنامه گسترش یک کسب و کار را مختل کنند. سوال این است که چطور می‌توان پیش از سررسید، گمان تاخیر یا عدم پرداخت مشتری را افت داد؟ جواب مختصر، طراحی یک فرایند منظم برای فروش اعتباری است: مشتری باید پیش از خرید وفروش اعتبارسنجی شود، سقف و زمان اعتبار مشابه با توان بازپرداخت او تعیین شود، قرارداد شفاف باشد و پرداخت‌ها به موقع پیگیری شوند. در ادامه، راهکارهایی برای شناسایی مشتریان پرریسک، تنظیم شرایط پرداخت و پیشگیری از تبدیل فروش به بدهی معوق اراعه می‌شود.

مطالبات معوق چطور شکل می گیرند؟

مطالبات معوق وقتی شکل می‌گیرند که مشتری مبلغ کالا یا خدمات دریافت شده را در زمان توافق شده پرداخت نکند و بدهی، بعد از سررسید هم چنان تسویه نشده باقی بماند. این حالت امکان پذیر از یک تاخیر ساده اغاز شود؛ برای مثال، مشتری به علت فراموشی، مشکل موقت نقدینگی، اختلاف درمورد فاکتور یا ناهماهنگی داخلی، پرداخت را چند روز عقب بیندازد. با این حال، اگر کسب و کار این چنین تاخیری را پیگیری نکند یا بدون بازدید حالت مشتری، مهلت‌های پی در پی بدهد، گمان طویل شدن دوره وصول افزایش اشکار می‌کند.

به گفتن ساده، یک فروش وقتی برای کسب و کار قیمت واقعی تشکیل می‌کند که مبلغ آن وصول شود. ثبت فاکتور یا تحویل کالا به تنهایی به معنی تحقق نقدینگی نیست. امکان پذیر فروش در گزارش‌ها ثبت شده باشد، اما تا وقتی که وجه آن دریافت نشده است، بخشی از اندوخته کسب و کار در اختیار مشتری قرار دارد. هرچه زمان برگشت این اندوخته طویل‌تر شود، توان مالی شرکت برای انجام تعهدات روزمره افت می‌یابد.

تفاوت مطالبات جاری، سررسیدشده و معوق

برای مدیریت درست حساب‌های دریافتنی، باید بین مطالبه جاری، بدهی سررسیدشده و مطالبه معوق تفاوت قائل شد. این تفکیک به کسب و کار پشتیبانی می‌کند تا شدت ریسک هر پرونده را تشخیص دهد و برای همه مشتریان از یک روش پیگیری منفعت گیری نکند.

• مطالبات جاری: مبالغی می باشند که موعد پرداخت آنها تا این مدت فرا نرسیده است. برای مثال، اگر فاکتوری با مهلت پرداخت سی روزه صادر شده و تنها ده روز از زمان صدور آن قبل باشد، مبلغ فاکتور هم چنان یک مطالبه جاری محسوب می‌شود.
• مطالبات سررسیدشده: به بدهی‌هایی حرف های می‌شود که تاریخ پرداخت آنها قبل، اما تا این مدت تسویه نشده‌اند. سررسید شدن بدهی لزوما به معنی بدحساب بودن مشتری یا از بین رفتن امکان وصول نیست. امکان پذیر پرداخت به علت یک خطای اداری، تعطیلات، تاخیر بانکی یا ناهماهنگی بین واحد مالی و خرید مشتری چند روز عقب افتاده باشد.
• مطالبات معوق: طبق معمول وقتی شکل می‌گیرند که بدهی برای مدتی فراتر از سررسید باقی بماند، مشتری به تعهدات یا قولهای پرداخت خود عمل نکند و نشانه‌هایی از افزایش ریسک وصول دیده شود. هرچه زمان تاخیر زیاد تر شود، گمان آنکه کسب و کار برای دریافت وجه به مذاکره طویل، تقسیط مجدد، دریافت ضمانت تکمیلی یا عمل های حقوقی نیاز اشکار کند، افزایش می‌یابد.

چطور از تشکیل مطالبات معوق جلوگیری کنیم؟

جلوگیری از مطالبات معوق از وقتی اغاز می‌شود که کسب و کار برای فروش اعتباری، قواعد مشخصی داشته باشد. تصمیم‌گیری موردی، مطمعن شخصی به مشتری یا تلاش برای نهایی کردن سریع فروش، امکان پذیر در مختصر زمان حجم قراردادها را افزایش دهد؛ اما در طویل مدت می‌تواند به انباشت بدهی‌های سررسیدشده منجر شود. راهکار موثر این است که شرایط اعطای اعتبار، سقف ضمانت، زمان بازپرداخت و مسئولیت تایید هر خرید وفروش از قبل تعیین شود.

جدول زیر مشخص می کند در هر مرحله از چرخه فروش اعتباری، چه خطاهایی می‌توانند عرصه تشکیل مطالبات معوق را فراهم کنند و برای کنترل آنها چه کاری مناسب‌تر است:

در ادامه به طور کامل، راهکارهای جلوگیری از تشکیل مطالبات معوق را مرور می‌کنیم.

1. برای فروش اعتباری، سیاست اعتباری مکتوب تدوین کنید

سیاست اعتباری مجموعه‌ای از ضوابط اجرایی است که اشکار می‌کند کسب و کار به چه مشتریانی، با چه مبلغی و تحت چه شرایطی اعتبار می‌دهد. این سیاست باید مکتوب، قابل اندازه‌گیری و برای واحدهای فروش، مالی و مدیریت قابل اجرا باشد. با اهمیت ترین اجزای آن عبارت هستند از:

• اشکار کنید چه مشتریانی واجد شرایط خرید اعتباری می باشند: اعطای اعتبار نباید فقط بر پایه خواست مشتری یا تشخیص شخصی فروشنده انجام شود. سابقه همکاری، نتیجه اعتبارسنجی، ارامش درآمد یا گردش مالی، نوع فعالیت، مقدار تعهدات جاری و سابقه پرداخت باید در برسی مشتری لحاظ شوند.
• سقف اعتبار هر مشتری را تعیین کنید: برای هر مشتری باید حداکثر مبلغی اشکار شود که می‌تواند به طور پرداخت نشده نزد او باقی بماند. این سقف باید با توان بازپرداخت، حجم معامله های قبلی، مانده بدهی جاری، اسبق تاخیر و سطح ریسک مشتری تناسب داشته باشد.
• زمان بازپرداخت را استاندارد کنید: کسب و کار باید شرایط پرداخت مشخصی همانند نقدی، هفت روزه، سی روزه، پرداخت چند مرحله‌ای یا اقساطی تعریف کند.
• حداقل پیش پرداخت را اشکار کنید: دریافت پیش پرداخت، بخشی از اندوخته در معرض ریسک را افت می‌دهد و ضمانت مشتری به خرید وفروش را مشخص می کند.
• نزدیک به اختیار کارکنان را تعیین کنید: باید اشکار باشد چه فردی اجازه اعطای اعتبار، افزایش سقف، تمدید سررسید، تحول برنامه اقساط یا پذیرفتن تضامین را دارد.
• شرایط دریافت ضمانت را تعریف کنید: سیاست اعتباری باید اشکار کند در چه معاملاتی دریافت چک، سفته، ضامن یا ضمانت‌های دیگر الزامی است.
• زمان بازبینی اعتبار مشتری را تعیین کنید: افزایش حجم خواست، مشاهده تاخیرهای مکرر، تحول حالت مالی یا گذشت زمان مشخصی از آخرین برسی، باید علتبازبینی سقف و شرایط اعتبار شود.
• قواعد توقف فروش اعتباری را اشکار کنید: سیاست مکتوب باید تعیین کند در چه شرایطی اعتبار مشتری محدود یا متوقف می‌شود.
• گزارش اعتبارسنجی بانکی دریافت کنید: پیش از فروش اقساطی، اراعه خدمات زمان‌دار یا پذیرفتن یک ضمانت مالی، می‌توان از سرویس‌های استعلام اعتبارسنجی بانکی آنلاین منفعت گیری کرد تا تصمیم درمورد سقف اعتبار، مقدار پیش پرداخت و شرایط پرداخت بر مبنای اطلاعات دقیق‌تری انجام شود. یقیناً نتیجه این استعلام باید در کنار مبلغ خرید وفروش، توان بازپرداخت و اسبق داخلی مشتری برسی شود، نه به گفتن تنها معیار تصمیم‌گیری.
• توان واقعی بازپرداخت مشتری را بسنجید: درآمد بالا یا گردش مالی قابل دقت، به تنهایی توان بازپرداخت را اثبات نمی‌کند. مبلغ و زمان‌بندی ضمانت باید با درآمد قابل منفعت گیری، هزینه‌های ثابت، نوسان درآمد و حالت نقدینگی مشتری قیاس شود.
• بدهی‌ها و تعهدات همزمان را بازدید کنید: هرچه تعهدات همزمان زیاد تر باشند، ظرفیت پذیرفتن بدهی تازه افت می‌یابد.
• سابقه چک و تعهدات مالی را نادیده نگیرید: این چنین سابقه‌ای باید در تصمیم نهایی تاثییر بگذارد و به تعیین پیش پرداخت زیاد تر، سقف اعتبار کمتر، دوره بازپرداخت مختصر‌تر یا دریافت ضمانت مناسب منجر شود.
• اعتبارسنجی را به اغاز همکاری محدود نکنید: اعتبار مشتری باید در دوره‌های اشکار و پیش از افزایش سقف بازبینی شود.

2. مشتریان را بر پایه ریسک دسته بندی کنید

دسته‌بندی مشتریان بر پایه ریسک پشتیبانی می‌کند شرایط فروش با گمان تاخیر، توان بازپرداخت و سابقه مالی هر مشتری هماهنگ شود. سطح ریسک باید با ترکیبی از نتیجه اعتبارسنجی، سابقه پرداخت، ارامش درآمد، مقدار بدهی‌های جاری، زمان همکاری و مبلغ خرید وفروش تعیین شود. این دسته‌بندی نیز دائمی نیست و با تحول حرکت پرداخت یا شرایط مالی مشتری باید بازبینی شود.

مشتری کم ریسک

این گروه طبق معمول سابقه پرداخت منظم، توان مالی مشابه، اطلاعات شفاف و حرکت اعتباری قابل قبولی دارند. مشتری کم ریسک نیز باید تحت کنترل باقی بماند، اما می‌توان شرایط منعطف‌تری برای او در نظر گرفت:

• سقف اعتبار بالاتر: سقف اعتبار می‌تواند مشابه با توان بازپرداخت و سابقه مثبت مشتری افزایش یابد، مشروط بر آنکه مانده بدهی‌های قبلی کنترل شود.
• پیش پرداخت کمتر: در صورت وجود سابقه همکاری یقین، می‌توان درصد پیش پرداخت را افت داد؛ یقیناً حذف کامل آن باید با دقت به نوع خرید وفروش انجام شود.
• دوره پرداخت متعارف: شرایط استانداردی همانند پرداخت سی روزه یا برنامه اقساط معمول کسب و کار برای این مشتریان مناسب است.
• بازبینی دوره‌ای: حتی مشتری خوش حساب نیز باید در بازه‌های اشکار یا پیش از افزایش قابل دقت سقف اعتبار، مجدد برسی شود.

مشتری با ریسک متوسط

این مشتری امکان پذیر توان پرداخت قابل قبولی داشته باشد، اما سابقه او مختصر باشد، چند تاخیر محدود داشته باشد یا بخشی از اطلاعات مالی‌اش نیازمند بازدید زیاد تر باشد. مقصد در این سطح، نگه داری امکان فروش همراه با کنترل زیاد تر ریسک است:

• سقف اعتبار محدود: اعتبار اولیه باید در سطحی تعیین شود که در صورت تاخیر، سختی سنگینی به نقدینگی کسب و کار داخل نکند.
• پیش پرداخت زیاد تر: دریافت سهم بیشتری از مبلغ در ابتدای خرید وفروش، مقدار اندوخته در معرض ریسک را افت می‌دهد.
• اقساط مختصر‌تر: به جای تشکیل ضمانت طویل مدت، می‌توان تعداد یا فاصله اقساط را به طوری تنظیم کرد که حرکت پرداخت مشتری سریعتر اشکار شود.
• دریافت ضمانت تکمیلی: مشابه با مبلغ خرید وفروش، دریافت چک، ضامن یا ضمانت قابل برسی می‌تواند پوشش بیشتری تشکیل کند.
• پایش نزدیک‌تر: یادآوری پیش از سررسید، بازدید سریع تاخیر و کنترل مانده بدهی پیش از ثبت خواست تازه برای این گروه الزامی‌تر است.

مشتری پرریسک

سابقه تاخیرهای مکرر، تعهدات مالی سنگین، اطلاعات ناقص، افت محسوس توان پرداخت یا عمل نکردن به قولها می‌تواند مشتری را در گروه پرریسک قرار دهد. در این حالت، نگه داری فروش نباید بر کنترل زیان احتمالی برتری اشکار کند:

• فروش نقدی: امن‌ترین روش آن است که کالا یا خدمت بعد از دریافت کامل وجه اراعه شود.
• دریافت قسمت عمده مبلغ پیش از تحویل: اگر فروش نقدی کامل مقدور نیست، باید تکه مهم مبلغ پیش از تحویل کالا یا اغاز خدمت دریافت شود.
• اعتبار زیاد محدود: هر اعتبار احتمالی باید مبلغی کنترل شده، دوره‌ای مختصر و شرایطی کاملا اشکار داشته باشد.
• ضمانت معتبر و قابل برسی: صرف دریافت یک برگ چک یا معارفه ضامن کافی نیست؛ اعتبار و قابلیت اتکای ضمانت باید بازدید شود.
• خودداری از افزایش اعتبار تا تشکیل سابقه مثبت: افزایش سقف نباید فقط بر پایه خواست مشتری یا بزرگ بودن خواست انجام شود. مشتری ابتدا باید طی چند خرید وفروش محدود، پایبندی خود به پرداخت را نشان دهد.
• توقف اعتبار تازه در صورت تاخیر: تا وقتی که بدهی قبلی تعیین تکلیف نشده است، فروش اعتباری تازه می‌تواند مانده در معرض ریسک را زیاد تر کند.

3. قرارداد فروش را به ابزار پیشگیری تبدیل کنید

قرارداد دقیق جانشین اعتبارسنجی مشتری نیست، اما می‌تواند از اختلاف بر سر مبلغ، زمان پرداخت و نحوه اجرای تعهدات جلوگیری کند. هرچه شرایط خرید وفروش روشن‌تر باشد، گمان تفسیرهای متفاوت و تاخیرهای قابل پیشگیری کمتر خواهد شد.

• مبلغ و نوشته ضمانت را دقیق بنویسید: مبلغ کل قرارداد، مالیات، هزینه حمل، تخفیف‌ها، خدمات جانبی و تعهدات هر طرف باید به طور شفاف اشکار شوند.
• تاریخ‌های پرداخت را بدون ابهام درج کنید: به جای عبارت‌هایی همانند «بعد از تحویل» یا «بعد از آخر کار»، تاریخ دقیق یا رویدادی قابل اثبات برای سررسید تعیین شود.
• روش پرداخت را اشکار کنید: شماره حساب، شناسه پرداخت، شیوه ارسال رسید و شرایط تایید پرداخت در قرارداد درج شوند.
• تکلیف تاخیر در پرداخت را روشن کنید: پیامدهایی همانند توقف خدمات، تعلیق تحویل‌های بعدی یا اجرای ضمانت‌های قراردادی باید از قبل و با بازدید حقوقی اشکار شوند.
• تغییرات را فقط به طور مکتوب بپذیرید: تمدید مهلت، تحول مبلغ یا اصلاح برنامه اقساط نباید فقط بر پایه تماس تلفنی یا توافق شفاهی انجام شود.

بندهای قرارداد باید مشابه با نوع خرید وفروش، مبلغ ضمانت و شرایط کسب و کار تنظیم شوند. برای مطمعن از اعتبار و قابلیت اجرای آنها نیز بهتر است متن نهایی با نظر یک مشاور حقوقی بازدید شود.

4. از پیش پرداخت و ضمانت مشابه با ریسک منفعت گیری کنید

پیش پرداخت و ضمانت می‌توانند زیان احتمالی خرید وفروش را افت دهند، اما جانشین برسی توان بازپرداخت مشتری نیستند. داشتن چک، سفته، ضامن یا وثیقه نباید علتشود کسب و کار بدون اعتبارسنجی و بازدید حالت مالی، فروش اعتباری را تایید کند.

• مقدار پیش پرداخت را بر مبنای ریسک تعیین کنید: هرچه سابقه همکاری با مشتری کمتر، مبلغ خرید وفروش زیاد تر یا امکان بازفروش کالا محدودتر باشد، می‌توان سهم بیشتری از مبلغ را پیش از تحویل دریافت کرد.
• قیمت واقعی ضمانت را بازدید کنید: اعتبار صادرکننده، مبلغ و تاریخ ضمانت، امکان پیگیری و تناسب آن با قیمت خرید وفروش باید برسی شوند.
• نوع ضمانت را با خرید وفروش هماهنگ کنید: ضمانت مورد نیاز باید با مبلغ قرارداد، زمان بازپرداخت و سطح ریسک مشتری مشابه باشد؛ نه این که برای همه معامله های از یک روش ثابت منفعت گیری شود.
• تضامین را جانشین جریان نقدی نکنید: مشتری باید از محل درآمد یا گردش مالی خود توان پرداخت اقساط را داشته باشد. ضمانت فقط یک پوشش ثانویه برای زمان ابراز مشکل است، نه منبع مهم بازپرداخت.

5. شرایط پرداخت را با توان مالی مشتری هماهنگ کنید

برنامه پرداخت نامناسب می‌تواند حتی یک مشتری خوش حساب را به مشتری بدهکار تبدیل کند. اگر مبلغ اقساط، تاریخ سررسید یا نحوه تقسیم پرداخت با جریان درآمدی مشتری هماهنگ نباشد، گمان تاخیر افزایش اشکار می‌کند؛ حتی اگر مشتری تصمیم پرداخت داشته باشد. در این راستا، راهکارهای زیر را به کار بگیرید:

• مبلغ هر قسط را واقع‌بینانه تعیین کنید.
• تاریخ سررسید را با چرخه درآمد هماهنگ کنید.
• از اقساط پایانی زیاد سنگین پرهیز کنید.
• در معامله های بزرگ، پرداخت را مرحله‌ای کنید.
• برای تحول برنامه پرداخت، معیار اشکار داشته باشید.

6. فرایند صدور فاکتور و پرداخت را بدون اصطکاک طراحی کنید

همه تاخیرها ناشی از ناتوانی یا بدحسابی مشتری نیستند. بعضی اوقات فاکتور دیر ارسال می‌شود، اطلاعات آن ناقص است یا مشتری مسیر ساده‌ای برای پرداخت ندارد. حذف این مانع ها اداری می‌تواند زمان وصول مطالبات را مختصر‌تر کند.

• فاکتور را بلافاصله و بدون اشتباه ارسال کنید: صورتحساب باید بعد از تحویل کالا یا تایید خدمت، با مبلغ، سررسید، اطلاعات مالیاتی و مشخصات پرداخت صحیح صادر شود.
• دریافت فاکتور را از مشتری تایید بگیرید: یقین شوید فاکتور به دست مسئول مالی یا فرد دارای اختیار رسیده و برای پرداخت در سیستم مشتری به ثبت رسیده است.
• چند روش پرداخت در دسترس قرار دهید: اراعه گزینه‌هایی همانند واریز بانکی، درگاه پرداخت یا شناسه واریز، فرایند تسویه را برای مشتری ساده‌تر می‌کند.
• شناسه اشکار برای تطبیق پرداخت تعریف کنید: برای هر فاکتور شماره یا شناسه بی همتا در نظر بگیرید تا پرداخت‌های دریافتی سریع و بدون نادرست به بدهی مربوط متصل شوند.
• حالت فاکتور را در سیستم مالی به‌روز نگه دارید: فاکتورهای صادرشده، تاییدشده، پرداخت‌شده و سررسید قبل باید به طور منظم ثبت شوند تا پیگیری‌ها دقیق و تکراری نباشند.
• اختلاف‌های مربوط به مبلغ یا خدمت را سریع حل کنید: اعتراض به مبلغ، کیفیت خدمت یا شرایط تحویل نباید تا سررسید بدون جواب باقی بماند. تعیین یک مسئول اشکار برای رسیدگی، از توقف طویل پرداخت جلوگیری می‌کند.

7. پیش از سررسید، یادآوری پرداخت را اغاز کنید

یادآوری محترمانه پیش از موعد، بخشی از توانایی حرفه‌ای مشتری است و نباید کاری تنش‌زا یا نشانه بی‌اعتمادی برداشت شود. تعداد بسیاری از تاخیرها به علت فراموشی، ناهماهنگی داخلی یا آماده نبودن فرایند پرداخت رخ خواهند داد؛ به این علت یادآوری به موقع می‌تواند از تبدیل یک تاخیر ساده به مطالبه سررسید قبل جلوگیری کند.

زمان‌بندی یادآوری باید مشابه با نوع مشتری، مبلغ بدهی و دوره پرداخت تنظیم شود. برای فاکتورهای بزرگ یا مشتریان با سابقه تاخیر، یادآوری سریعتر و پیگیری نزدیک‌تر الزامی است؛ اما برای مشتریان کم ریسک و مبالغ کوچک، یک برنامه ساده‌تر می‌تواند کافی باشد.

8. علائم هشدار زودهنگام را جدی بگیرید

تعداد بسیاری از مشتریان پیش از توقف کامل پرداخت، نشانه‌هایی از مشکل مالی، افت همکاری یا بی‌نظمی در انجام تعهدات نشان خواهند داد. شناسایی به موقع این علائم به کسب و کار زمان می‌دهد پیش از افزایش مانده بدهی، شرایط اعتبار را بازبینی کند. برخی از این علائم عبارت هستند از:

• خواست‌های مکرر برای تمدید مهلت پرداخت
• جواب ندادن به تماس‌ها و مطلب‌های واحد مالی
• تشکیل اختلاف ناگهانی درمورد فاکتورهای قبلا تاییدشده
• پرداخت ناقص بدهی بدون هماهنگی قبلی
• افزایش همزمان حجم خرید و زمان تاخیرها
• برگشت چک یا ناموفق بودن پرداخت
• افت محسوس فعالیت، فروش یا حجم خواست‌های مشتری
• اراعه قولهای متعدد بدون عمل عملی
• خواست اعتبار تازه پیش از تسویه بدهی قبلی

مشاهده همزمان چند علامت باید به بازدید مجدد حالت مالی، افت یا توقف سقف اعتبار، دریافت پیش پرداخت زیاد تر و محدود کردن فروش اعتباری تازه منجر شود.

9. مطالبات را با شاخص های اشکار پایش کنید

گزارش‌های مالی باید روال تاخیر، افزایش مانده بدهی و تحول حرکت مشتریان را پیش از دشوار شدن وصول نشان دهند. برای این کار، راهکارهای زیر را پیش رو دارید:

• گزارش وقتی از مطالبات تهیه کنید: مطالبات را در گروه‌های جاری، یک تا ۳۰ روز تاخیر، ۳۱ تا ۶۰ روز، ۶۱ تا ۹۰ روز و بیشتر از ۹۰ روز دسته‌بندی کنید. این گزارش اشکار می‌کند کدام پرونده‌ها به پیگیری سریع‌تری نیاز دارند.
• نسبت مطالبات سررسید شده را بسنجید: این شاخص مشخص می کند چه سهمی از کل مطالبات از موعد پرداخت عبور کرده است. افزایش این نسبت می‌تواند نشانه ضعف در اعتبارسنجی، شرایط فروش یا پیگیری پرداخت باشد.
• میانگین دوره وصول مطالبات را بازدید کنید: طویل‌تر شدن مستمر زمان دریافت وجه مشخص می کند فاصله بین فروش و ورود نقدینگی در حال افزایش است و سیاست اعتباری نیاز به بازبینی دارد.
• تمرکز مطالبات روی چند مشتری را کنترل کنید: وابستگی قسمت بزرگی از حساب‌های دریافتنی به یک یا دو مشتری، ریسک نقدینگی را افزایش می‌دهد؛ حتی اگر آن مشتریان تا کنون خوش حساب بوده باشند.
• قولهای پرداخت انجام نشده را ثبت کنید: تعداد قولهای شکسته‌شده، تاریخ‌های اظهار‌شده و علت تاخیر را ثبت کنید. تکرار این حرکت می‌تواند مبنایی برای افت سقف اعتبار یا توقف فروش اعتباری تازه باشد.

10. راهکارها را مشابه با مدل کسب و کار انتخاب کنید

یک نسخه واحد برای همه کسب و کارها وجود ندارد. نوع مشتری، شیوه درآمدزایی، دوره تحویل و روش پرداخت تعیین می‌کنند که کدام راهکار پیشگیرانه موثرتر است.

• کسب و کارهای B2B: برای هر مشتری سقف اعتبار اشکار کنید، صورت‌های مالی و حالت صاحبان امضا را بازدید کنید و قراردادهای بزرگ را به مرحله های قابل اندازه‌گیری تقسیم کنید. این چنین مواظب باشید قسمت عمده مطالبات روی چند مشتری محدود متمرکز نشود.
• فروشگاه‌های اقساطی: پیش از تایید خرید، اعتبارسنجی بانکی انجام دهید و مبلغ پیش پرداخت و قسط را با توان مالی مشتری هماهنگ کنید. دریافت ضمانت مشابه و منفعت گیری از یادآوری خودکار نیز گمان تاخیر را افت می‌دهد.
• شرکت‌های خدماتی و پروژه‌ای: بخشی از مبلغ را پیش از اغاز کار دریافت کنید و پرداخت‌های بعدی را به مرحله های پیشرفت پروژه متصل سازید. صورت جلسه تحویل، تایید خدمات و ثبت مکتوب تغییرات پروژه از ابراز اختلاف جلوگیری می‌کند.
• کسب و کارهای اشتراکی: پرداخت خودکار، هشدار پیش از تمدید و خبر‌رسانی سریع درمورد پرداخت ناموفق را فعال کنید. در صورت ادامه عدم پرداخت، دسترسی به خدمت را مطابق قرارداد به طور مرحله‌ای محدود کنید.
• عمده‌فروشان و توزیع‌کنندگان: سقف اعتبار را بر پایه سابقه خرید و پرداخت به طور شناور تنظیم کنید و پیش از ثبت خواست تازه، مانده بدهی را بازدید کنید. حالت چک‌های دریافتی و اسبق مشتریانی که از طریق نمایندگان فروش معارفه شده‌اند نیز باید کنترل شود.

با اهمیت ترین دلایل تشکیل مطالبات معوق در کسب و کارها

حتی مشتریانی که تصمیم پرداخت دارند، امکان پذیر به علت برنامه اقساط غیرواقع‌بینانه، ابهام در قرارداد یا ناهماهنگی‌های اداری، نتوانند ضمانت خود را در موعد مقرر انجام بدهند. شناخت این عوامل به کسب و کار پشتیبانی می‌کند پیش از افزایش مانده بدهی، نقاط ضعف خود را اصلاح کند.

اعتبارسنجی نکردن مشتری پیش از فروش

برخی کسب و کارها تنها بر پایه ظاهر حرفه‌ای مشتری، مقدار خرید پیشنهادی، معارفه یک فرد آشنا یا سابقه یک خرید وفروش موفق، فروش اعتباری را تایید می‌کنند. این اطلاعات امکان پذیر در تشکیل شناخت اولیه سودمند باشند، اما برای پذیرفتن یک ضمانت مالی کافی نیستند.

پیش از فروش اعتباری باید اطلاعات هویتی، سابقه پرداخت، تعهدات جاری، توان مالی و حرکت اعتباری مشتری بازدید شود. اعتبارسنجی به معنی حذف کامل ریسک نیست، اما تصمیم‌گیری را از گمان، مطمعن شخصی و برداشت‌های ظاهری دور می‌کند.

نداشتن سیاست اعتباری اشکار

وقتی که کسب و کار سیاست اعتباری مدونی ندارد، تصمیم درمورد فروش زمان‌دار امکان پذیر بر پایه سلیقه فروشنده، مقدار اصرار مشتری یا سختی برای افزایش آمار فروش گرفته شود. در این چنین شرایطی، امکان پذیر دو مشتری با سطح ریسک شبیه، شرایط کاملا متغیری دریافت کنند یا فروشنده برای نهایی کردن قرارداد، مهلت پرداختی خارج از توان مشتری نظر دهد.

تعیین سقف اعتبار نامتناسب

خوش حساب بودن مشتری به این معنی نیست که می‌تواند هر مقدار ضمانت مالی را بپذیرد. امکان پذیر فرد یا شرکتی در پرداخت مبالغ کوچک منظم باشد، اما توان مدیریت یک بدهی چند برابری را نداشته باشد. افزایش ناگهانی حجم خواست، بدون بازدید مجدد توان پرداخت، می‌تواند مشتری خوش حساب را نیز در معرض تاخیر قرار دهد. سقف اعتبار باید با درآمد، گردش مالی، تعهدات قبلی، سابقه همکاری و مقدار ریسک خرید وفروش تناسب داشته باشد.

قراردادهای مبهم یا ناقص

قرارداد مبهم می‌تواند حتی در خرید وفروش با مشتری خوش حساب نیز اختلاف تشکیل کند. اگر مبلغ نهایی، زمان پرداخت، نحوه تحویل یا شرایط اجرای تعهدات دقیق نباشد، هر یک از طرفین امکان پذیر برداشت متغیری از توافق داشته باشند. این اختلاف‌ها طبق معمول علتتوقف پرداخت تا زمان حل قضیه خواهد شد.

هماهنگ نبودن زمان پرداخت با جریان نقدی مشتری

امکان پذیر مشتری توان پرداخت کل بدهی را داشته باشد، اما زمان‌بندی اقساط با دوره دریافت درآمد او هماهنگ نباشد. در این شرایط، مشکل مهم ناتوانی مالی مطلق نیست؛ بلکه سررسیدها در وقتی تعیین شده‌اند که وجه کافی در اختیار مشتری قرار ندارد.

ضعف در صدور و ارسال فاکتور

بعضی اوقات مشتری آمادگی پرداخت دارد، اما نقص در فرایند صورتحساب علتتاخیر می‌شود. ارسال دیرهنگام فاکتور، درج مبلغ نادرست، ناقص بودن مشخصات خریدار یا اشکار نبودن روش پرداخت، زمان وصول را عقب می‌اندازد.

تمرکز تیم فروش بر مبلغ قرارداد، نه کیفیت وصول

افزایش مبلغ فروش همیشه به معنی بهبود حالت مالی کسب و کار نیست. فروشی که وجه آن در موعد مقرر دریافت نشود، می‌تواند هزینه و ریسک بیشتری نسبت به سود پیش‌بینی‌شده تشکیل کند. با این حال، در برخی سازمان‌ها کارکرد فروشندگان فقط بر پایه قیمت قرارداد یا تعداد خواست‌ها برسی می‌شود.

پرداخت کامل پورسانت در زمان ثبت فروش، بدون دقت به وصول وجه، امکان پذیر فروشنده را به پذیرفتن مشتریان پرریسک، اراعه مهلت‌های طویل یا افزایش غیرمنطقی سقف اعتبار تشویق کند. در این شرایط، منفعت مختصر زمان فروشنده با منفعت مالی کسب و کار همسو نیست.

پیگیری دیرهنگام

اغاز پیگیری چند هفته بعد از سررسید، شانس حل سریع قضیه را افت می‌دهد. در روزهای نخست، امکان پذیر علت عدم پرداخت یک نادرست اداری، فراموشی، نقص فاکتور یا ناهماهنگی داخلی باشد. این مشکلات طبق معمول با یک یادآوری یا تماس مختصر رفع خواهد شد. اما با طویل شدن تاخیر، گمان دارد مشتری منبع های مالی خود را صرف تعهدات دیگر کند یا بدهی‌های جدیدی برای او تشکیل شود.

عوامل خارج از کنترل کسب و کار

بخشی از مطالبات معوق امکان پذیر با وجود اعتبارسنجی، قرارداد مناسب و پیگیری منظم تشکیل شوند. شرایط مالی مشتری بعد از خرید وفروش می‌تواند تحول کند و توان پرداخت او را افت دهد. کم شدن فروش، افزایش ناگهانی هزینه‌ها، رکود بازار یا از دست رفتن یک قرارداد مهم از جمله این عوامل می باشند.

در کسب‌وکارهای پروژه‌محور، توقف پروژه یا تاخیر کارفرمای مهم می‌تواند جریان ورودی مشتری را مختل کند. اختلاف بین شرکا، تحول مدیریت، مسدود شدن حساب‌ها، اختلال در زنجیره تامین یا مشکلات عملیاتی نیز امکان پذیر پرداخت‌ها را به تعویق بیندازند.

سوالات متداول

آیا اعتبارسنجی بانکی به تنهایی برای فروش اعتباری کافی است؟

خیر؛ گزارش اعتباری ابزار مهمی است، اما باید در کنار توان بازپرداخت مشتری، مبلغ خرید وفروش، اسبق داخلی پرداخت و شرایط قرارداد بازدید شود.

هر چند زمان یک بار باید مشتری را مجدد اعتبارسنجی کرد؟

اعتبار مشتری باید به طور دوره ای و این چنین پیش از معامله های بزرگ، افزایش سقف اعتبار یا زمان مشاهده نشانه های هشدار مالی مجدد بازدید شود.

با مشتری دارای رتبه اعتباری پایین خرید وفروش کنیم یا خیر؟

رتبه پایین همیشه به معنی رد کامل مشتری نیست. می توان با پیش پرداخت زیاد تر، سقف اعتبار کمتر، دوره بازپرداخت مختصر تر یا فروش نقدی، ریسک خرید وفروش را کنترل کرد.

آیا دریافت چک یا ضامن مانع تشکیل مطالبات معوق می شود؟

خیر؛ چک یا ضامن می تواند بخشی از ریسک را پوشش دهد، اما جانشین بازدید توان مالی و امکان واقعی پرداخت مشتری نیست.

برای مشتری تازه چه مقدار اعتبار مناسب است؟

بهتر است همکاری با سقف اعتبار محدود اغاز شود و بعد از چند پرداخت منظم و تشکیل سابقه مثبت، مبلغ اعتبار کم کم افزایش یابد.

از چه وقتی باید پیگیری پرداخت را اغاز کرد؟

پیگیری بهتر است پیش از تاریخ سررسید و با یک یادآوری محترمانه اغاز شود تا مشتری زمان کافی برای آماده سازی پرداخت یا از بین بردن مشکلات احتمالی را داشته باشد.

آیا می توان مطالبات معوق را به صفر رساند؟

حذف کامل ریسک در همه کسب و کارها واقع بینانه نیست، اما سیاست اعتباری روشن، اعتبارسنجی دقیق و پایش منظم می تواند گمان تشکیل بدهی معوق و شدت زیان آن را به مقدار قابل توجهی افت دهد.