اگر تابه‌حال زمان چاپ فایل‌های اکسل با مشکلاتی همانند بریده شدن ستون‌ها، نامرتب بودن جدول‌ها یا کوچک بودن متن روبه رو شده‌اید، به گمان زیادً این سوال برایتان پیش آمده که چطور در اکسل پرینت همه صفحه بگیریم.

در این نوشته تصمیم داریم به‌صورت کامل و مرحله به مرحله آموزش دهیم که چطور می‌توانید صفحات اکسل خود را به شکلی منظم و کامل روی کاغذ چاپ کنید تا همه اطلاعات در یک صفحه جای بگیرد. این چنین نکات مهمی برای پرینت در اکسل، تنظیم مقیاس چاپ و جلوگیری از ناقص چاپ شدن صفحات را بازدید می کنیم.

همه راه‌های پرینت همه صفحه در اکسل

ادامه نوشته شامل ۵ روش گوناگون است برای افرادی که به‌جستوجو آموزش پرینت در اکسل، تنظیم چاپ در اکسل یا یاد گرفتن این نوشته می باشند که «چطور در اکسل موقع پرینت همه صفحه بگیریم.»

روش اول: تنظیم سایز کاغذ از تب Page Layout

یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای تنظیم چاپ صفحه، منفعت گیری از تب Page Layout در اکسل است. این تب شامل گزینه‌های مختلفی برای کنترل ظاهر صفحه و تنظیمات چاپ می‌شود. هنگامی سایز کاغذ را از این تکه به برای مثالً A4 تحول دهید، اکسل به‌طور خودکار تلاش می‌کند محتوای شما را در همان اندازه تنظیم کند. یقیناً این تنظیم به تنهایی امکان پذیر کافی نباشد، اما قدم اول زیاد مهمی است.

مرحله های کار آن به شرح زیر است:

• ابتدا داخل تب Page Layout در بالای صفحه اکسل شوید.
• روی گزینه Size کلیک کنید تا فهرست اندازه‌های گوناگون کاغذ باز شود.
• از بین گزینه‌ها، A4 را انتخاب کنید که اندازه استاندارد برای چاپ در زیاد تر پرینترها است.
• سپس می‌توانید با فشردن کلیدهای Ctrl + P یا رفتن به File > Print پیش‌نمایش چاپ را ببینید.
• در این پیش‌نمایش خواهید دید که صفحه شما در سایز A4 تنظیم شده است و می‌توانید نتیجه نهایی را بازدید کنید.

این روش سریع و ساده، ابتدایی‌ترین راه برای این است که در اکسل موقع پرینت همه صفحه بگیریم و کار چاپ را اغاز کنیم.

روش دوم: منفعت گیری از Page Setup برای تنظیم دقیق‌تر

بعضی اوقات فقط تنظیم سایز کاغذ کافی نیست. برای مثال امکان پذیر جدول شما زیاد بزرگ باشد و بخواهید یقین شوید کل آن دقیقاً در یک صفحه چاپ شود، بدون این که بخشی از داده‌ها از صفحه بیرون بزند یا به چند صفحه تقسیم شود. برای این کار، قسمت Page Setup بهترین پشتیبانی را می‌کند. در این تکه می‌توانید اشکار کنید که اکسل محتوا را طوری کوچک یا بزرگ کند که دقیقاً روی یک صفحه جا شود.

مرحله های منفعت گیری از آن به شرح زیر است:

• در تب Page Layout، به‌جستوجو قسمت Page Setup باشید و روی فلش کوچک کنار آن کلیک کنید.
• پنجره‌ای باز می‌شود که تنظیمات پیشرفته چاپ را دارد.
• به قسمت Scaling بروید و گزینه Fit to را انتخاب کنید.
• عدد ۱ را در دو کادر داخل کنید تا کل محتوای صفحه روی یک صفحه عرض و یک صفحه ارتفاع قرار بگیرد.
• یقین شوید اندازه کاغذ در گزینه Paper Size روی A4 تنظیم شده باشد.
• درنهایت روی Print Preview کلیک کنید تا تغییرات را بازدید کنید.

با این روش می‌توانید یقین شوید که جدول شما به‌طور کامل و یکدست در صفحه A4 چاپ می‌شود.

روش سوم: تنظیم سایز صفحه در پنجره پیش‌نمایش چاپ (Print Preview)

هنگامی می‌خواهید از فایل خود پرینت بگیرید، همیشه بهتر است اول پیش‌نمایش چاپ را ببینید تا یقین شوید همه چیز درست است. یکی از راه‌های ساده تنظیم سایز چاپ، انجام این کار مستقیماً از پنجره Print Preview است.

• به تب File بروید و گزینه Print را انتخاب کنید یا کلیدهای Ctrl + P را بزنید.
• در پنجره پیش‌نمایش چاپ، به تکه تنظیمات بروید.
• روی گزینه‌ای که سایز کاغذ را نمایش می‌دهد کلیک کنید.
• گزینه A4 را انتخاب کنید.
• اگر همه چیز درست می بود، می‌توانید پرینت را تایید کنید.

این کار علتمی‌شود که سایز صفحه درست و به‌صورت کامل روی A4 تنظیم شود و از پرینت ناقص جلوگیری کند. این روش به‌خصوص برای افرادی که به‌جستوجو راهی سریع می باشند تا اندازه چاپ را تنظیم کنند، زیاد کاربردی است.

روش چهارم: تنظیم مقیاس چاپ (Scaling) برای جا دادن همه صفحه در A4

هنگامی داده‌های شما زیاد باشد، امکان پذیر در حالت عادی همه جدول روی یک صفحه چاپ نشود. در این حالت، تنظیم مقیاس چاپ پشتیبانی بزرگی می‌کند. این گزینه علتمی‌شود که اکسل اندازه داده‌ها را به‌طور خودکار طوری تنظیم کند که کل جدول روی یک صفحه A4 جا شود.

• کلیدهای Ctrl + P را بزنید تا پنجره Print Preview باز شود.
• در قسمت تنظیمات، گزینه‌های زیر را انتخاب کنید:
  • جهت صفحه (Orientation) که طبق معمولً Portrait یا Landscape است.
  • سایز کاغذ را روی A4 تنظیم کنید.
  • گزینه Fit Sheet on One Page یا معادل آن را فعال کنید.
• اکنون اکسل به‌طور خودکار محتوا را کوچک می‌کند تا در یک صفحه A4 چاپ شود.

این روش زیاد سودمند است چون بدون این که ملزوم باشد شما به‌صورت دستی عرض ستون‌ها یا ارتفاع ردیف‌ها را تحول دهید، کل محتوا در یک صفحه چاپ می‌شود.

روش پنجم: تنظیم دستی عرض ستون‌ها و ارتفاع ردیف‌ها

بعضی اوقات اوقات جدول شما به قدری بزرگ یا عریض است که هیچ‌کدام از تنظیمات خودکار کامل جوابگو نیست. در این اوقات بهترین کار این است که به‌صورت دستی ستون‌ها و ردیف‌ها را مقداری جمع و جور کنید تا همه چیز در یک صفحه جا بگیرد.

یقیناً این روش مقداری زمان‌بر است اما کنترل بیشتری روی ظاهر چاپ به شما می‌دهد.

• مجدد با کلیدهای Ctrl + P به پیش‌نمایش چاپ بروید.
• اگر جدول کامل در یک صفحه جا نشده می بود، از پنجره اکسل خارج شوید.
• عرض ستون‌ها را کم کنید؛ برای انجام این کار کافی است موس را روی مرز ستون‌ها ببرید و بکشید تا ستون‌ها باریک‌تر شوند.
• ارتفاع ردیف‌ها را هم می‌توانید مقداری کمتر کنید تا جای کمتری اشغال شود.
• مجدداً پیش‌نمایش چاپ را ببینید تا یقین شوید همه داده‌ها داخل صفحه قرار گرفته‌اند.

نکات پایانی برای پرینت در اکسل

درنهایت، به‌گفتن جمع‌بندی نوشته چطور در اکسل پرینت همه صفحه بگیریم، به چند مسئله اشاره می‌کنیم.

• همیشه قبل از چاپ، از گزینه Print Preview منفعت گیری کنید تا از نتیجه کار یقین شوید.
• درصورت زیاد بودن داده‌ها، بهتر است از روش چهارم یعنی تنظیم مقیاس چاپ پشتیبانی بگیرید.
• همیشه سایز کاغذ را روی A4 تنظیم کنید مگر این که بخواهید برگه‌های بزرگ‌تری منفعت گیری کنید.

اگر جستوجو جواب سوال «چطور در اکسل پرینت همه صفحه بگیریم» هستید، این ۵ روش ساده و کاربردی می‌توانند به شما پشتیبانی کنند تا بهترین نتیجه را بگیرید و کار چاپ خود را به‌راحتی انجام دهید.

سوالات متداول