هر سال در ماه آخر سال (دسامبر میلادی یا اسفند خورشیدی) اتفاق عجیبی در شرکت‌ها رخ می‌دهد. تصمیماتی که ماه‌ها در جلسات بی‌آخر گیر کرده بودند، یک دفعه به سرانجام می‌رسند. پروژه‌ها قبول خواهد شد، بودجه‌ها نهایی می‌گردند و او گفت و گو‌های طویل جای خود را به کارهای عملی خواهند داد. مدیران طبق معمولً این اتفاق را به «انرژی آخر سال» نسبت خواهند داد، اما روان‌شناسی و علم مدیریت نظر فرد دیگر دارد.

در اتفاق «تاثییر آخرین ماه سال» آنچه واقعاً اتفاق می‌افتد، جادوی تعطیلات نیست؛ بلکه معجزه محدودیت است. دسامبر یا اسفند محیطی می‌سازد که در آن گزینه‌ها محدود، زمان کم و برتری‌ها شفاف می باشند. اکنون در این مقاله یاد می‌گیرید که چطور می‌توانید این منفعت‌وری انفجاری آخر سال را مهندسی کنید و در همه ۱۲ ماه سال از آن منفعت ببرید. این چنین به علم پشت این اتفاق و راهکارهای عملی برای فرار از فلج تصمیم‌گیری می‌پردازیم.

چرا در ماه آخر سال منفعت‌وری زیاد تر می‌شود؟

برخلاف فکر رایج، علت این شدت عمل، انگیزه زیاد تر کارمندان نیست؛ بلکه «شفافیت ناشی از اجبار» است. در ماه آخر، محیط کار تحول می‌کند: ساعت درحال تیک‌تاک است و فرصتی برای وسواس به خرج‌دادن نیست. دیگر نمی‌توان همه ایده‌ها را بازدید کرد؛ باید بین گزینه‌های حاضر یکی را انتخاب کرد. محیط نیز طوری تحول می‌کند که «انجام‌دادن» نسبت به «عقب‌انداختن» برتری می‌یابد.

سوال مهم این نیست که چرا ماه آخر سال کار امد است؛ سوال اینجاست که چرا مدیران در ۱۱ ماه دیگر سال، محیطی برعکس این را تحمل می‌کنند؟

تعداد بسیاری از مدیران دوست دارند بگویند «ما پذیرای همه ایده‌ها هستیم» و می‌خواهند همه گزینه‌ها را روی میز نگه دارند. اما علم مشخص می کند که این رویکرد، قاتل شدت است. تحقیقات ثابت کرده است که هنگامی گزینه‌ها زیاد خواهد شد، گمان خرید یا عمل‌کردن به شدت افت می‌یابد.

باید بدانید بار شناختی برای همه یکسان است؛ چه مشتری باشید چه مدیرعامل. هنگامی یک تیم با ۱۲ گزینه گوناگون مواجه می‌شود، امن‌ترین راه را انتخاب می‌کند: «هیچ کاری نکردن». راهکار چیست؟ برای شدت بخشیدن به تصمیمات، گزینه‌ها را قبل از جلسه محدود کنید. به‌جای ۱۲ راهکار، فقط ۲ یا ۳ گزینه نهایی و معقول را روی میز بگذارید. این کار کیفیت تصمیم را بالا می‌برد.

یک مسئله ظریف نیز وجود دارد که اکثر مدیران از آن غافل‌اند: کارکنان شما در ماه آخر سال لزوماً باانگیزه‌تر یا پرانرژی‌تر نیستند. آنها فقطً کمتر گیج می باشند. دسامبر یا اسفند با حذف‌کردن گزینه‌های اضافی و تعیین ضرب‌الاجل‌های سفت‌وسخت، نویز محیط را می‌گیرد. هنگامی کارمند دقیقاً می‌داند چه چیزی باید تحویل دهد و تا کی زمان دارد، ابهام از بین می‌رود و منفعت‌وری بالا می‌رود. به این علت، ماموریت مدیر این نیست که سخنرانی‌های انگیزشی کند، بلکه باید محیطی بسازد که در آن تردید جایی برای نهان‌شدن نداشته باشد.

تأثیر محدودیت وقتی بر مغز

هنگامی زمان کم است و اطلاعات محدود، مغز انسان از حالت تحلیل آهسته به حالت قضاوت سریع و شهودی تحول حالت می‌دهد. به ابزارهایی که این فرایند را ممکن می‌کنند، بین‌بر ذهنی می‌گویند. برخلاف فکر، این بین‌برها دشمن تفکر نیستند، بلکه ساختاری برای شدت‌دادن به آن می باشند. مشکل سازمان‌ها این است که این بین‌برها را به شانس واگذار می‌کنند. اگر می‌خواهید در طول سال همانند آخرین ماه عمل کنید، باید بین‌برهای خوبی طراحی کنید:

• دقیقاً اشکار کنید چه چیزی «پیروزی» محسوب می‌شود.
• خط قرمزها را از قبل تعیین کنید (برای مثالً پروژه‌ای که بیشتر از مقدار مشخصی هزینه دارد، باید رد شود).
• اشکار کنید که چه اصولی تحت هیچ شرایطی تحول نمی‌کنند.

یقیناً محدودیت وقتی همیشه جواب نمی‌دهد. تحقیقات مشخص می کند که سختی وقتی متوسط، درواقع علتافزایش تمرکز و حذف حواشی می‌شود. در تصمیمات عملیاتی یا با ریسک متوسط، داشتن یک ضرب‌الاجل سفت‌وسخت پشتیبانی می‌کند تا تیم‌ها از کمال‌گرایی بی نتیجه دست بردارند و متعهد شوند. یقیناً هشدار مهمی وجود دارد: در مسائل زیاد پیچیده و مبهم استراتژیک، سختی وقتی زیاد می‌تواند علتکاهش دقت ادراکی و ریسک‌پذیری خطرناک شود. اما برای اکثر تصمیمات روزمره شرکت‌ها، ساعت شنی آخرین ماه سال یک نعمت است، نه یک تهدید.

چطور همیشه همانند آخرین ماه سال عمل کنیم؟

مدیریت اثرگذار به معنی داشتن بلندترین صدا در اتاق جلسه نیست؛ بلکه به معنی طراحی صحیح اتاق جلسه است. برای این که در همه سال شدت و شفافیت داشته باشید:

1. نگذارید جلسات با ایده‌های بی‌آخر و خام پر شود؛ گزینه‌ها را محدود کنید.
2. قبل از اغاز او گفت و گو، قوانین بازی را اشکار کنید.
3. چشم به راه آخر سال نمانید؛ برای هر تصمیم یک «آخر سال» مصنوعی تعریف کنید.